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Apresentação das conclusões da auditoria ao envio de dados pessoais para embaixadas

O presidente da Câmara Municipal de Lisboa, Fernando Medina, apresentou a 18 de junho, nos Paços do Concelho, as conclusões da auditoria ao envio de dados pessoais para embaixadas e as medidas corretivas da autarquia.


Conclusões:

  1. Através da Orgânica n.º 1/2011, de 30 de novembro, o município de Lisboa passou a dispor das competências de receção dos avisos de manifestação a que se refere o n.º 2 do artigo 2º do Decreto lei n.º 406/74, de 29 de agosto;
  2. Da consulta do acervo documental disponibilizado no âmbito da presente auditoria resulta que este processo de transição em 2011 foi feito em articulação com o Governo Civil e com a Polícia de Segurança Pública;
  3. No âmbito dos procedimentos de tramitação dos avisos, à semelhança do que sucedeu com os Governos Civis, continuou a existir informação às embaixadas junto às quais as manifestações iriam ocorrer;
  4. Na sequência da publicação da Lei Orgânica n.º 1/2022, de 30 de novembro, e em que matéria de tramitação de avisos de manifestações, foi elaborado em 2012 e aprovado um “protocolo para tratamento de avisos de manifestações” no qual se identifica a necessidade do município, na sequência do recebimento de aviso, comunicar às embaixadas a ocorrência de manifestação;
  5. O protocolo em questão não é claro relativamente ao teor do que deveria ser comunicado às embaixadas, embora tenha sido interpretado pelos serviços no sentido de que seriam os avisos propriamente ditos, na íntegra, que deveriam ser remetidos;
  6. Em 2013 através do despacho datado de 13 de abril desse ano, o então presidente da Câmara Municipal de Lisboa determinou que “ sempre que fosse comunicado ao Município a realização de manifestações deveriam os promotores ser informados de imediato que Câmara Municipal de Lisboa se limitada a receber a comunicação e a reencaminhá-la para o gabinete de Sua Excelência o Ministro da Administração Interna e do Sr. Comandante Metropolitano de Lisboa da Polícia de Segurança Pública para os fins legalmente previstos no decreto lei 406/74 de 28 de agosto;
  7. O despacho datado de 13 de abril de 2013 deu origem a uma reformulação dos protocolos de procedimentos nos quais está implícita a supressão de envio de um conjunto de informações e comunicações, mormente a embaixadas, bem como promove a adaptação de minutas anteriormente em uso;
  8. Contudo, a prática que se seguiu a este despacho, em 2013, contemplou apenas um alteração de minutas que era utilizadas nas comunicações com as várias entidades, tendo-se mantido inalterado o elenco de entidades às quais os avisos de manifestação eram comunicados, por razões que não foi possível identificar no âmbito da presente auditoria sumária;
  9. Esta prática manteve-se em vigor de forma relativamente uniforme, e foi aplicada aos vários pedidos de manifestação, tendo-se verificado que em algumas circunstâncias a comunicação relativa à existência de uma manifestação foi não só remetida para as embaixadas junto às quais se iria realizar uma manifestação, mas também, e essencialmente a partir de 2018, àquelas relacionadas com o objeto da mesma;
  10. No ano de 2018, e por força da entrada em vigor do Regulamento Geral de Proteção de Dados1o Município de Lisboa levou a cabo um esforço substancial…

Conclusões:

  1. Através da Orgânica n.º 1/2011, de 30 de novembro, o município de Lisboa passou a dispor das competências de receção dos avisos de manifestação a que se refere o n.º 2 do artigo 2º do Decreto lei n.º 406/74, de 29 de agosto;
  2. Da consulta do acervo documental disponibilizado no âmbito da presente auditoria resulta que este processo de transição em 2011 foi feito em articulação com o Governo Civil e com a Polícia de Segurança Pública;
  3. No âmbito dos procedimentos de tramitação dos avisos, à semelhança do que sucedeu com os Governos Civis, continuou a existir informação às embaixadas junto às quais as manifestações iriam ocorrer;
  4. Na sequência da publicação da Lei Orgânica n.º 1/2022, de 30 de novembro, e em que matéria de tramitação de avisos de manifestações, foi elaborado em 2012 e aprovado um “protocolo para tratamento de avisos de manifestações” no qual se identifica a necessidade do município, na sequência do recebimento de aviso, comunicar às embaixadas a ocorrência de manifestação;
  5. O protocolo em questão não é claro relativamente ao teor do que deveria ser comunicado às embaixadas, embora tenha sido interpretado pelos serviços no sentido de que seriam os avisos propriamente ditos, na íntegra, que deveriam ser remetidos;
  6. Em 2013 através do despacho datado de 13 de abril desse ano, o então presidente da Câmara Municipal de Lisboa determinou que “ sempre que fosse comunicado ao Município a realização de manifestações deveriam os promotores ser informados de imediato que Câmara Municipal de Lisboa se limitada a receber a comunicação e a reencaminhá-la para o gabinete de Sua Excelência o Ministro da Administração Interna e do Sr. Comandante Metropolitano de Lisboa da Polícia de Segurança Pública para os fins legalmente previstos no decreto lei 406/74 de 28 de agosto;
  7. O despacho datado de 13 de abril de 2013 deu origem a uma reformulação dos protocolos de procedimentos nos quais está implícita a supressão de envio de um conjunto de informações e comunicações, mormente a embaixadas, bem como promove a adaptação de minutas anteriormente em uso;
  8. Contudo, a prática que se seguiu a este despacho, em 2013, contemplou apenas um alteração de minutas que era utilizadas nas comunicações com as várias entidades, tendo-se mantido inalterado o elenco de entidades às quais os avisos de manifestação eram comunicados, por razões que não foi possível identificar no âmbito da presente auditoria sumária;
  9. Esta prática manteve-se em vigor de forma relativamente uniforme, e foi aplicada aos vários pedidos de manifestação, tendo-se verificado que em algumas circunstâncias a comunicação relativa à existência de uma manifestação foi não só remetida para as embaixadas junto às quais se iria realizar uma manifestação, mas também, e essencialmente a partir de 2018, àquelas relacionadas com o objeto da mesma;
  10. No ano de 2018, e por força da entrada em vigor do Regulamento Geral de Proteção de Dados1o Município de Lisboa levou a cabo um esforço substancial de adaptação das suas práticas de tratamento de dados a esse regulamento;
  11. Para o efeito foi criada uma Equipa de Missão especificamente para acompanhar a implementação deste processo, e identificados os interlocutores de contacto em cada um dos serviços, de modo a promover o levantamento e mapeamento de todos os processos com recolha e tratamento de dados pessoais, que exigiram um esforço significativo;
  12. No âmbito dos levantamentos feitas por esta Equipa de Projeto e pelos vários pivôs identificados nos vários serviços, nomeadamente no âmbito de levantamento realizado pela Secretaria- Geral da Câmara Municipal de Lisboa, o procedimento respeitante ao tratamento de avisos de manifestação não foi contemplado no Privacy Impact Acessment;
  13. Assim o procedimento de tramitação de avisos de manifestação não sofreu alterações no contexto da adaptação do Município de Lisboa ao Regulamento Geral de Proteção de Dados, tendo-se mantido, no essencial inalterado até abril de 2021;
  14. Na sequência da avaliação que é feita por parte do Encarregado de Proteção de Dados do Município de Lisboa da queixa datada de 18 de março de 2021, são feitas por este Encarregado um conjunto de recomendações no sentido de se adaptarem os procedimentos e se mitigar os dados pessoais que são remetidos às várias entidades, não se registando a receção de dados pessoais por parte de embaixadas a partir de maio de 2021;
  15. No âmbito da presente auditoria procedeu-se ao levantamento das manifestações comunicadas ao Município de Lisboa do ano de 2012 até ao ano de 2021 tendo-se identificado um total de 7045 manifestações;
  16. A análise realizada, na sequência deste levantamento, teve por objeto primacial e circunscrito a avaliação das eventuais comunicações de dados pessoais, em particular no quadro da realização de manifestações junto de embaixadas;
  17. No total foram remetidas 180 comunicações de realização de manifestações junto de embaixadas, 122 anteriores à entrada em vigor do RGPD e 58 após. Depois da entrada em vigor do RGPD, ou seja, para o período de maio de 2018 a maio de 2021, foram considerados como tendo sido enviados dados pessoais em 52 dos processos. Para efeitos de contabilização foi utilizado o critério CNPD, segundo a qual a identificação do nome na qualidade de representante de uma organização, também é um dado pessoal que exige proteção;
  18. No âmbito da presente auditoria foi ainda possível identificar alguma documentação em suporte papel respeitante a anos de 2012 e seguintes que contêm variados dados pessoais de promotores de manifestação, importando neste quadro assegurar o cumprimento de leis em matéria de arquivo e eliminação de dados pessoais e respetivos suportes uma vez já decorrido o prazo legal para a sua manutenção.

1 – Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE ( Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados)

Medidas:

  1. Seguindo proposta da Amnistia Internacional foi solicitado à Secretária Geral do Sistema de Segurança Interna a realização de uma avaliação de segurança, assim o protendam, a todos os cidadãos, cujos dados foram envidados a embaixadas estrangeiras. A Câmara Municipal de Lisboa contactará individualmente com cada cidadão, prestando o apoio necessário à realização desta avaliação reestabelecendo a confiança de todos na efetivação, em segurança, dos mais amplos direitos assegurados pela Constituição da República Portuguesa:
  2. As competências cometidas ao Município de Lisboa pelo Decreto Lei nº 406/74 serão delegadas na Polícia Municipal de Lisboa, que limitará a partilha de informação relativa aos promotores individuais de qualquer manifestação, e não só as realizadas junto de embaixadas ou relativas a países estrageiros, única e exclusivamente com a Polícia de Segurança Publica e o Ministério da Administração Interna;
  3. O atual Gabinete de Apoio à Presidência será extinto, passando as suas competências restantes para uma nova divisão municipal, a criar no âmbito, do Departamento de Apoio aos Órgãos do Município/ Secretaria Geral, com a denominação de Divisão de Expediente;
  4.  Propor ao Executivo da Câmara Municipal de Lisboa a exoneração do Encarregado de Proteção de Dados e Coordenador da Unidade de Projeto para a Implementação do Regulamento para a Proteção de Dados;
  5. Promoção de análise externa da robustez e criticidade da estrutura e sistema de proteção de dados da Câmara Municipal de Lisboa.
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